Để trở thành một nhân viên xuất nhập khẩu lành nghề, bạn cần hiểu rõ toàn bộ chuỗi cung ứng và áp dụng kiến thức của mình để xác định vấn đề và loại bỏ các quy trình kém hiệu quả. Dưới đây là những kỹ năng ngành xuất nhập khẩu bạn cần nắm vững để trở thành một chuyên gia.
Giới thiệu chung về ngành xuất nhập khẩu
Theo tin tức từ KJC, lĩnh vực xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế toàn cầu, kết nối các quốc gia thông qua trao đổi hàng hóa, dịch vụ và văn hóa. Tại Việt Nam, xuất nhập khẩu là một ngành kinh tế mũi nhọn, đóng góp vào tăng trưởng GDP, tạo việc làm và củng cố vị thế của đất nước trên trường quốc tế. Nhờ vị trí địa lý chiến lược, Việt Nam đã tận dụng tối đa tiềm năng tham gia các hiệp định thương mại tự do (FTA) như Hiệp định Đối tác Kinh tế và Thương mại Toàn diện và Tiến bộ (CPTPP), Hiệp định Thương mại Tự do Đông Á – Thái Bình Dương (EVFTA) và Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện Khu vực (RCEP), giúp ngành này phát triển mạnh mẽ.
Để thành công trong ngành xuất nhập khẩu, nhân viên cần sở hữu nhiều kỹ năng đa dạng, từ kỹ năng chuyên môn đến kỹ năng cá nhân. Những kỹ năng này không chỉ giúp nhân viên thực hiện công việc hiệu quả mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty. Bài viết này sẽ xem xét các kỹ năng quan trọng, chức năng của chúng và tác động của chúng đối với ngành xuất nhập khẩu.
Vai trò của kỹ năng ngành xuất nhập khẩu
Theo tham khảo từ những người tham gia RR88 KJC, những kỹ năng nêu trên không chỉ giúp nhân viên hoàn thành công việc mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy phát triển doanh nghiệp nói riêng và ngành xuất nhập khẩu nói chung:
- Nâng cao hiệu quả: Chuyên môn và công nghệ giúp giảm thiểu sai sót, cải thiện quy trình và tăng năng suất. Ví dụ, sử dụng phần mềm quản lý hậu cần có thể rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng từ vài ngày xuống còn vài giờ.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh: Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu, các công ty có lực lượng lao động có tay nghề cao sẽ dễ dàng giành được các hợp đồng lớn và mở rộng thị trường.
- Xây dựng quan hệ đối tác: Kỹ năng giao tiếp và đàm phán giúp xây dựng lòng tin với các đối tác quốc tế, từ đó tạo ra cơ hội hợp tác lâu dài.
- Ứng phó với xu hướng toàn cầu hóa: Các kỹ năng như ngoại ngữ và hiểu biết về các quy định quốc tế giúp các công ty thích ứng với các hiệp định thương mại tự do và mở rộng hoạt động.
Các kỹ năng ngành xuất nhập khẩu
Giao tiếp
Là một nhân viên xuất nhập khẩu, bạn phải có khả năng giao tiếp với nhà cung cấp và nhân viên trong suốt quá trình. Thành công của bạn trong lĩnh vực logistics phụ thuộc vào khả năng phối hợp với tất cả các bên liên quan để hoàn thành giao dịch. Bạn phải giữ được bình tĩnh trong những tình huống căng thẳng và thể hiện sự khéo léo, lịch sự. Ngoài ra, bạn có thể được yêu cầu sẵn sàng giải quyết vấn đề, ngay cả ngoài giờ làm việc.
Mua hàng
Bạn cần đảm bảo nguyên liệu thô, thương lượng giá cả với nhà cung cấp và cung cấp nguồn lực hỗ trợ trong trường hợp có sự cố. Sau khi ký hợp đồng ban đầu, bạn cần giám sát nhà cung cấp để đảm bảo họ đáp ứng các yêu cầu hiện hành. Kiểm soát chất lượng cũng rất quan trọng để đảm bảo chuỗi cung ứng thông suốt. Theo dõi các lô hàng đến từ nhà cung cấp. Nếu nhận thấy bất kỳ sự suy giảm bất thường nào về chất lượng sản phẩm, hãy tạm dừng thanh toán cho các sản phẩm bị hư hỏng hoặc chấm dứt hợp đồng với nhà cung cấp.
Vận chuyển và nghiệm thu
Nhân viên hậu cần, còn được gọi là nhân viên hiện trường, chịu trách nhiệm dỡ hàng và đóng gói các lô hàng mới, đối chiếu hàng hóa với đơn đặt hàng và cập nhật hệ thống tồn kho của công ty. Khi hàng hóa đến kho, cần đánh giá các lựa chọn đóng gói hiện có để tối đa hóa hiệu quả và nâng cao nhận thức về sản phẩm với chi phí thấp nhất. Thiết lập các quy trình an toàn kho phù hợp và đào tạo nhân viên sử dụng các quy trình này.
Quản lý hàng tồn kho
Nếu công ty bạn bán sản phẩm hữu hình, bộ phận hậu cần có trách nhiệm dự báo nhu cầu hàng tồn kho trong tương lai. Điều này đảm bảo bạn không lãng phí tiền vào các sản phẩm không bán được hoặc hết hàng khi nhu cầu cao. Điều này đòi hỏi kỹ năng phân tích mạnh mẽ, cũng như khả năng sử dụng phần mềm SAP, Oracle hoặc các phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) khác.
Phân phối
Giai đoạn cuối cùng của logistics là giao hàng từ kho đến khách hàng. Nhiệm vụ phân phối thường bao gồm quản lý nhân viên kho để giữ sản phẩm trên kệ và liên lạc với các nhà bán lẻ để xác định cung cầu. Công ty cũng phải quyết định nên tự mua xe giao hàng hay sử dụng dịch vụ vận tải. Nếu tự mua xe, công ty cũng sẽ chịu trách nhiệm bảo trì, sửa chữa và cấp phép cho xe.
Tác động của kỹ năng đến ngành xuất nhập khẩu
Dành cho cá nhân
Việc sở hữu những kỹ năng cần thiết giúp mọi người thăng tiến trong sự nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Các chuyên gia có thể đảm nhiệm các vị trí như chuyên viên xuất nhập khẩu, quản lý chuỗi cung ứng, hay chuyên viên thương mại quốc tế với mức lương hấp dẫn. Theo thống kê, mức lương trung bình của một chuyên viên xuất nhập khẩu tại Việt Nam dao động từ 15 đến 30 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và kỹ năng.
Ngoài ra, lĩnh vực xuất nhập khẩu còn mang đến cơ hội làm việc với các đối tác quốc tế, mở rộng tầm nhìn và phát triển kỹ năng cá nhân. Các công ty đa quốc gia thường tìm kiếm những cá nhân thành thạo ngoại ngữ và am hiểu văn hóa quốc tế.
Dành cho các công ty
Các công ty có lực lượng lao động lành nghề sẽ cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Ví dụ, một nhân viên xuất nhập khẩu có kỹ năng đàm phán tốt có thể thương lượng giá mua thấp hơn hoặc các điều khoản thanh toán thuận lợi hơn, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh của công ty.
Ngoài ra, kỹ năng công nghệ còn giúp các công ty triển khai tự động hóa và số hóa, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và nhu cầu giao hàng nhanh ngày càng tăng.
Vì lợi ích của nền kinh tế
Ngành xuất nhập khẩu là động lực chủ chốt của nền kinh tế Việt Nam. Kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam dự kiến sẽ vượt 700 tỷ đô la Mỹ vào năm 2024, với xuất khẩu chiếm tỷ trọng đáng kể các mặt hàng như dệt may, điện tử và nông sản. Đội ngũ lao động lành nghề đảm bảo chất lượng sản phẩm, đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế và nâng cao uy tín của Việt Nam trên thị trường toàn cầu.
Ngoài ra, các kỹ năng như quản lý hậu cần và phân tích dữ liệu góp phần phát triển các ngành công nghiệp hỗ trợ như vận tải và kho bãi, tạo ra hàng triệu việc làm và đạt được tăng trưởng kinh tế bền vững.
Chúng tôi hy vọng những kỹ năng ngành xuất nhập khẩu cơ bản được đề cập ở trên sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho độc giả. Những kỹ năng này không chỉ giới hạn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu mà còn mở rộng sang các lĩnh vực khác như kế toán. Công việc này đòi hỏi những kỹ năng tương tự như đã đề cập ở trên, vì vậy nếu bạn là một kế toán viên, đừng bỏ qua những kỹ năng này; chúng sẽ rất có lợi cho sự nghiệp của bạn.
