Dịch vụ đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Nhu cầu thành lập văn phòng đại diện, bao gồm thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam và thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, ngày một tăng. Đây là một thủ tục không quá phức tạp nhưng cũng không hề đơn giản đối với những người không có kiến thức pháp luật. Chúng tôi xin hướng dẫn việc thành lập văn phòng đại diện sau đây:

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh văn phòng đại diện

Đối với Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam: 

• Luật Doanh nghiệp 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
• Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT Hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp

Đối với Văn phong đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

• Luật Thương mại 2005
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

2. Khái niệm của “Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam” và “Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam”

2.1. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam là gì? 

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp Việt Nam, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của văn phòng đại diện phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam, được thành lập theo pháp luật Việt Nam và có trụ sở tại Việt Nam

Doanh nghiệp Việt Nam bao gồm doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

2.2. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Thương nhân nước ngoài: Thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận (theo quy định tại Điều 16, Luật Thương mại năm 2005)

Thương nhân nước ngoài bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh theo quy định này, thương nhân không chỉ giới hạn là tổ chức (theo quy định tại Điều 6 Luật Thương mại năm 2005).

3. Đặc điểm của Văn phòng đại diện

Không thực hiện những hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam, chủ yếu thực hiện xúc tiến thương mại.

Không sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết trừ trường hợp đặc biệt có ủy quyền.

Chỉ ký kết hợp đồng trong các trường hợp: thuê, mua vật dụng cần thiết, thuê trụ sở, tuyển dụng…

Đối với thuế thu nhập cá nhân thì văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Đối với thuế môn bài: trường hợp văn phòng đại diện có chức năng đại diện, tiếp thị, không có chức năng sản xuất, kinh doanh thì không phải đóng loại thuế này.

Đối với việc sử dụng hóa đơn: do không có thu nhập từ việc bán hàng, cung cấp dịch vụ nên không cần phát hành, sử dụng hóa đơn

4. Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện

Trước khi thành lập văn phòng đại diện, Quý khách hàng cần hiểu rõ các quyền hạn và nghĩa vụ của văn phòng đại diện để xác định rõ mục tiêu của văn phòng đại diện sắp thành lập.

Ngoài ra, trong quá trình hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài có nghĩa vụ luôn tuân thủ các quy định của pháp luật về quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện.

Nếu tuân thủ hoặc tuân thủ không đầy đủ, doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh.

Cần lưu ý là quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam không hoàn toàn giống với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (hay còn gọi là văn phòng đại diện công ty nước ngoài).

5. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam nhìn chung là khá đơn giản so với việc thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

5.1. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam

Ngành, nghề đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty;

Tên của văn phòng đại diện được đặt theo đúng quy định của pháp luật, cụ thể là:

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu để tạo khả năng phân biệt.

Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng đại diện”, thí dụ nếu công ty cổ phần Rạng Đông thành lập văn phòng đại diện thì tên của văn phòng đó là “Văn phòng đại diên Công ty cổ phần Rạng Đông”.

Ngoài ra, tên của văn phòng đại diện cần tuân thủ các quy định chung khi đặt tên doanh nghiệp, đó là:

• không được đặt trên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký
• không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó
• không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Khi làm biển hiệu văn phòng đại diện thì tên văn phòng đại diện phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty mẹ. Quy định này cũng áp dụng đối với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Văn phòng đại diện phải có trụ sở, và trụ sở này phải tuân thủ quy định của pháp luật. Địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

5.2. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài như sau:

• Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

6. Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

6.1. Lưu ý về tên khi thành lập văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện cũng là một vấn đề cần lưu ý bởi nếu không tuân thủ quy định về tên văn phòng đại diện thì bạn sẽ không được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận để thành lập.

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

• Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” .
• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
• Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

6.2. Lưu ý về con dấu khi thành lập văn phòng đại diện

Pháp luật hiện hành không yêu cầu bắt buộc văn phòng đại diện phải có con dấu. Việc văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của chủ thể có thẩm quyền của doanh nghiệp hoặc điều lệ doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết văn phòng đại diện đều có con dấu bởi đem lại sự thuận tiện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Để được coi là hợp pháp, con dấu của văn phòng đại diện phải đảm bảo về hình thức, nội dung, thẩm quyền ban hành theo quy định về con dấu văn phòng đại diện.

7. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam bao gồm các tài liệu sau đây:

• Thông báo về việc Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (theo mẫu tại Thông tư 01/2021TT-BKHĐT);
• Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện
  • Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Biên bản họp của Hội đồng thành viên
  • Đối với Công ty TNHH 1 thành viên (Biên bản họp của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty)
  • Đối với Công ty Cổ phần: Biên bản họp của Hội đồng quản trị đối
  • Đối với Công ty hợp danh: Biên bản họp của các thành viên hợp danh
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (căn cước công dân/CMND/hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Thông tư 01/2021TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài bao gồm các tài liệu sau:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu của Bộ Công thương) do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Quyết định của thương nhân nước ngoài về việc cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính (có kiểm toán) hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp;
• Bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện; hoặc bản sao CMND/căn cước công dân (nếu là công dân Việt Nam);
• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc hợp đồng thuê địa điểm làm trụ sở văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý về địa điểm dự kiến đặt trụ sở mới của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật có liên quan.

Lưu ý:

– Các giấy tờ do tổ chức, cơ quan nước ngoài cấp phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực  theo quy định của pháp luật Việt Nam

– Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

8. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cho cơ quan có thẩm quyền

Đối với việc Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam: Đơn vị nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh, thành phố nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Đối với việc xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài: Thương nhân nước ngoài (Công ty nước ngoài) nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện đến Sở Công thương tại nơi tỉnh, thành phố dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

Lưu ý: Đối với việc xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (gọi chung là “khu công nghiệp”): Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ tại nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Công thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ thiếu hay chưa hợp lệ thì yêu cầu bổ sung như sau:

Thời hạn là 03 ngày, kể từ ngày nhận nộp hồ sơ cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì yêu cầu bổ sung.

Lưu ý: Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được quy định là tối đa 01 lần trong quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Công thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp hoặc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho Thương nhân nước ngoài.

• 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong nước
• 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho Thương nhân nước ngoài.

Trường hợp cơ quan có thẩm quyền từ chối cấp phép thì ra thông báo, trong đó phải ghi rõ lý do.

Lưu ý: Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết WTO của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Bước 4: Thực hiện một số thủ tục khác sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi hoàn thành thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh như trên, công ty sẽ tiến hành thủ tục khắc dấu văn phòng đại diện; Đăng ký mua chữ ký số và lập biển hiệu của văn phòng đại diện.

9. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của HILAW

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại HILAW bao gồm các công việc sau:

Tư vấn luật miễn phí trước khi thành lập văn phòng đại diện

Hướng dẫn khách hàng cung cấp thông tin, tài liệu liên quan

Soạn thảo hồ sơ Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (đối với doanh nghiệp trong nước) hoặc hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

 Thay mặt khách hàng:

• Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Công thương hoặc Ban quản lý Khu công nghiệp (tùy từng trường hợp)
• Theo dõi việc xử lý hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
• Bổ sung hồ sơ (nếu có)
• Nhận kết quả thủ tục hành chính
• Nộp phí, lệ phí liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện
• Khắc dấu và nhận thông báo mẫu dấu
• Khắc dấu, đăng ký mẫu dấu tại phòng cảnh sát quản lý hành chính và trật tự xã hội PC64 – Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (đối với Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài)
• Đăng ký mã số thuế (đối với Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài)
• Đăng bố cáo thành lập văn phòng đại diện

Kết quả dịch vụ thành lập văn phòng đại diện

Khi hoàn thành dịch vụ, khách hàng sẽ nhận được:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
• Dấu tròn của văn phòng đại diện
• Biển văn phòng đại diện
• Bố cáo thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật
• Giấy chứng nhận sử dụng con dấu (đối với Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài)
• Thông báo hoặc đăng ký sử dụng con dấu của văn phòng đại diện

Lý do khách hàng lựa chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của HILAW

• Được tư vấn luật miễn phí trước khi thành lập
• Dịch vụ trọn gói, hồ sơ thủ tục nhan gọn
• Phí dịch vụ thấp, không phát sinh chi phí
• Được giảm tới 20% phí dịch vụ cho các công việc tiếp theo
• Các lợi ích khác