Thư ký văn phòng là một vị trí thiết yếu trong mọi doanh nghiệp, không chỉ hỗ trợ các chức năng hành chính, tổ chức mà còn là cầu nối giữa các phòng ban. Trong môi trường làm việc hiện đại, vai trò của thư ký ngày càng phức tạp, đòi hỏi sự linh hoạt và nhiều kỹ năng chuyên môn. Bên cạnh đó, thư ký còn là một trong những phẩm chất quan trọng để duy trì tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong quy trình làm việc .Cụ thể hãy cùng tìm hiểu phẩm chất cần thiết của người thư ký văn phòng.
Thư ký văn phòng là gì?
Thư ký văn phòng là gì ? Thư ký văn phòng là một trong những công việc thuộc ngành quản lý văn phòng doanh nghiệp . Họ là người thực hiện các công việc liên quan đến hành chính chung và công việc văn phòng. Đồng thời, họ xử lý các vấn đề liên quan đến giấy tờ, công việc hành chính và nhân sự, biên bản, tài liệu, cuộc họp, lễ tân, v.v. Đây được coi là vị trí hỗ trợ quan trọng và hiệu quả trong các văn phòng doanh nghiệp.
Theo KJC, nghề thư ký văn phòng đã trở thành một nghề phổ biến trong xã hội ngày nay, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp. Chính vì vậy, đây đã trở thành một nghề được nhiều bạn trẻ hiện nay quan tâm và theo đuổi.
Những phẩm chất cần thiết của người thư ký văn phòng
Ngoài các kỹ năng chuyên môn, thư ký văn phòng cần phát triển những phẩm chất cá nhân sau:
Ngoại hình
Ngoại hình đẹp và tác phong tốt là những điểm kết hợp giúp thư ký tạo dựng hình ảnh tốt trước khách hàng và đồng nghiệp.
Nhạy bén trong công việc
Việc giám sát giúp thư ký xác định vấn đề nhanh chóng, phân tích thông tin chính xác và đưa ra quyết định kịp thời.
Có một trí nhớ tốt
Trí nhớ tốt giúp thư ký ghi nhớ và quản lý thông tin, lịch trình và giao tiếp một cách chính xác và khoa học.
Kiến thức chuyên môn
- Hiểu công việc thư ký của bạn, hiểu nhiệm vụ của một thư ký văn phòng
- Họ có khả năng làm việc chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu một cách hiệu quả và hiệu suất cao.
- Khả năng truyền đạt thông tin và hướng dẫn
- Thạc sĩ về kỹ năng cơ bản trong công tác quản lý
- Có kiến thức và kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng
Kỹ năng quản lý là rất cần thiết
Biết cách lập kế hoạch và tổ chức công việc, hỗ trợ quản lý văn phòng, nhân sự, hồ sơ, dữ liệu và quản lý thông tin. Một thư ký văn phòng phải là người có tư duy logic và nhanh nhạy để phản ứng nhanh chóng và giải quyết các vấn đề trong tổ chức quản lý doanh nghiệp.
Cần có kỹ năng giao tiếp tốt
Là một thư ký, bạn sẽ đảm nhiệm nhiều vai trò trong doanh nghiệp, vì vậy giao tiếp tốt là yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả. Bạn cần rèn luyện phong thái tự tin, giọng nói thuyết phục. Và trên hết, bạn cần có sự hiểu biết sâu sắc về công việc và cộng đồng.
Có kiến thức về kỹ năng máy tính
Làm việc trong thế giới kinh doanh thời đại 4.0, bạn cần phải nắm vững các kỹ năng công nghệ thông tin cơ bản. Công việc thư ký đòi hỏi phải làm việc với máy tính và các thiết bị hiện đại khác hàng ngày. Vì vậy, bạn cần biết cách sử dụng các chương trình cơ bản như: Word, Excel, soạn thảo hợp đồng, văn bản, thư mời, v.v.
Mạnh mẽ và tự tin
Nguồn tin từ KJC RR88 cho biết, đây là phẩm chất quan trọng nhất của một thư ký văn phòng. Là người tổ chức mọi công việc và kế hoạch của công ty, thư ký phải rất nhạy bén để có thể xử lý thông tin và tình huống tốt. Trong nhiều trường hợp cần thiết, họ có thể thay mặt ban quản lý giải quyết vấn đề. Mặt khác, họ cũng cần có khả năng điều hành công việc theo hướng có lợi nhất cho công ty.
Mô tả công việc của thư ký Văn phòng
Trước đây, công việc của thư ký chỉ giới hạn ở việc ghi chép biên bản, tường thuật các cuộc họp hoặc làm việc theo chỉ đạo của quản lý. Tuy nhiên, vai trò và nhiệm vụ của thư ký văn phòng ngày càng được mở rộng trong môi trường làm việc hiện đại, bao gồm nhiều công việc khác nhau:
Nhận và xử lý thông tin
Thư ký thường đóng vai trò là cầu nối giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty. Do đó, mọi thông tin, giấy tờ, tài liệu quan trọng thường sẽ được thư ký tiếp nhận trước. Trong thời gian này, công việc của thư ký bao gồm:
- Kết hợp và tách các tài liệu và giấy tờ thành các phần và tiểu phần.
- Sắp xếp thông tin theo mức độ quan trọng, hỗ trợ lãnh đạo quản lý các tài liệu không cần thiết.
- Truyền tải thông tin nhanh chóng, chính xác và đảm bảo an ninh tối đa.
- Theo dõi và đảm bảo các yêu cầu và thông tin được xử lý kịp thời.
- Tổ chức và lưu trữ tài liệu, hồ sơ một cách khoa học.
- Thu thập thông tin và xem xét tài liệu theo yêu cầu của ban quản lý.
- Viết tài liệu, gửi thư, báo cáo, thông báo nội bộ.
- Dịch tài liệu nếu cần thiết.
Tổ chức và quản lý
Chức năng chính của thư ký là lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các công việc hành chính. Bao gồm:
- Tổ chức các cuộc họp và ghi chép, tóm tắt nội dung các cuộc họp phục vụ mục đích hành chính.
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp và lịch công tác cho các giám đốc điều hành.
- Ghi lại ý kiến của các nhà lãnh đạo và quản lý và chuyển tiếp đến những người và phòng ban có liên quan.
- Tổ chức các cuộc họp để các phòng ban và phân ban báo cáo trực tiếp và ghi vào biên bản.
Thu nhận
Ngoài việc làm việc với các phòng ban kinh doanh nội bộ, thư ký văn phòng phải thường xuyên giao tiếp với khách hàng và thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xác nhận và sắp xếp cuộc hẹn cho khách hàng với người quản lý hoặc phòng ban phù hợp.
- Hướng dẫn khách hàng đến khu vực chờ.
- Chuẩn bị đồ uống và đồ ăn nhẹ cho khách hàng trong lúc chờ đợi.
- Hỗ trợ khách hàng giải quyết các yêu cầu hoặc thắc mắc.
- Ghi lại thông tin và yêu cầu của khách hàng, chuyển tiếp đến các phòng ban có liên quan để xử lý.
- Hỗ trợ công tác chuẩn bị vận chuyển khách hàng.
Tổ chức lịch trình làm việc cho quản lý
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường xuyên đi công tác đến nhiều tiểu bang, thậm chí nhiều quốc gia khác nhau. Trong thời gian này, thư ký phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Lên kế hoạch cho chuyến công tác của bạn, bao gồm: mục đích chuyến đi, di chuyển và điểm đến, thời gian, điểm dừng (nếu có), v.v.
- Lập kế hoạch và quản lý lịch trình kinh doanh, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện đi lại.
- Lên kế hoạch và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác.
- Xây dựng và thanh toán chi phí lịch trình làm việc.
- Theo dõi và quản lý các yêu cầu hoặc nhiệm vụ phát sinh trong chuyến công tác của lãnh đạo.
Có thể nói, vai trò của thư ký văn phòng ngày càng trở nên quan trọng. Không chỉ hỗ trợ các công việc hành chính, công việc của thư ký hiện nay còn phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng và phức tạp. Điều này cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về năng lực, chuyên môn và phẩm chất cần thiết của người thư ký văn phòng..
