Việc giải quyết thủ tục làm con dấu mới, cấp đổi và cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu phải tuân thủ quy định của pháp luật. Sau đây, hilaw.vn sẽ cụ thể nội dung này thông qua quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Nghị định 167/2013/NĐ-CP.
1. Phạm vi áp dụng
– Theo khoản 1 Điều 1 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Vam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại việt nam, tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật và chức danh nhà nước.
– Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP: Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.
Con dấu quy định tại nghị định này, bao gồm: Con dấu có hình quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.
Khoản 11, khoản 12 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP định nghĩa:
+ Đăng ký mẫu con dấu là việc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu thực hiện đăng ký mẫu con dấu với cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
+ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu là văn bản của cơ quan đăng ký mẫu con dấu chứng nhận cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đã đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
2. Điều kiện sử dụng con dấu
– Theo Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về điều kiện sử dụng con dấu:
+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
+ Việc sử dụng con dấu có hình quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của thủ tướng chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Lưu ý: Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
– Hình thể của con dấu được quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP là hình tròn, tùy theo quy định của từng cơ quan tổ chức khác nhau thì có kích thước khác nhau.
– Dấu tiêu đề; dấu ngày, tháng, năm; dấu tiếp nhận công văn; dấu chữ ký.
3. Cấp đổi con dấu
Trường hợp con dấu bị mòn, biến dạng, hỏng hoặc thay đổi chất liệu thì cơ quan tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu làm thủ tục đổi con dấu.
Lưu ý: Trường hợp đổi con dấu thì chỉ được nhận con dấu mới và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu sau khi đã nộp con dấu cũ và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đăng ký con dấu mới.
4. Làm lại con dấu
Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng con dấu thì cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
